邀请函是公务礼仪书信的一种。在个人社会交往中,一般叫请柬或请帖。邀请函的篇幅不长,写法相对简单一些。
什么是邀请函?
因公务发出邀请的函件,就是邀请函。它是为郑重邀请有关人员参加重大会议、重要仪典及纪念性活动而发出的书面通知。又称邀请书、邀请信。
邀请函是一种礼仪性函件。属于公务文书中“函”的一种,用函的形式正式告知邀请对象参加有关活动事宜。
邀请函使用的情形大致有:
1、邀请参加会议及仪典,如一些纪念性庆祝大会、典礼、仪式等。
2、邀请参加大型文体活动,如运动会、文艺晚会、联欢会等。
3、邀请参加各类学术性、专业性会议,如学术研讨会、座谈会、论证会、鉴定会等。
4、邀请参加商务性、业务性会议,如商务洽谈会、产品展销会、订货会、展览会等。
5、邀请参加各类社交性活动,如宴会、酒会、茶话会等。
6、邀请函通常用来邀请上级领导、兄弟单位及外来嘉宾。本单位则用通知的形式行文。
7、礼遇较高的邀请,则用印制精美的标准请柬,以示礼貌和庄重。单位系统内部有时为了表示尊重,也可以自行印制较为简单的请柬。
怎样写邀请函?
邀请函的结构写法类似公函。包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。
标题。一般只写“邀请函”,字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”,如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。
称谓。是对邀请对象的称呼,写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“尊敬的”之类定语。
正文。邀请函的主体,写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。
敬语。末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。落款。落款写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章,以示庄重。
邀请函例析
常见的邀请函比较简短。下面是一篇邀请参加活动的例文:
　　　　　　　　　邀请函
×××局长:
　　200８年×月×日上午9时30分在深圳机场进
行200８年度深圳市民用机场应急救援综合演练,
请您光临指导。(上午9点以前在一号航站二楼贵宾厅集合)
　　　　　深圳市交通局民航管理处
　　　　　200８年×月×日
这是一篇简短的邀请函,标题、称谓、正文及落款写法都较为规范。正文后面附简单说明。其中“9点以前”可以改为“9时×分集中”。
下面是一篇邀请参加会议的例文:
“深圳争当建设有中国特色社会主义示范地区研讨会”邀请函
×××同志:
去年11月,江泽民总书记在深圳经济特区成立20周年大会上发表了重要讲话,要求深圳等经济特区“继续争当建设有中国特色社会主义的示范地区”。为深入贯彻落实江总书记这一重要讲话和“七一”重要讲话精神,根据广东省委的指示,深圳市委成立了“深圳建设有中国特色社会主义示范地区实施纲要”课题调研组,在中国社会科学院的大力支持和帮助下,现已形成《实施纲要》的初稿。中国社会科学院和深圳市委、市政府定于9月中旬在深圳联合召开“深圳争当建设有中国特色社会主义的示范地区研讨会”,邀请全国知名专家对《实施纲要》进行研讨和论证。在此,诚恳邀请您作为会议正式代表参加会议,提供宝贵意见(研讨会具体时间及相关事项另行函告)。
　　能否参加会议,请及时函复为感。
　　联系人:×××电话:(略)传真:(略)
　　附:《深圳建设有中国特色社会主义示范地区实施纲要》(初稿)
　　　　　　　　　　中共深圳市委
　　　　　　　　　　深圳市人民政府
　　　　　　　　　　200８年×月×日
这是一篇较为典型的参加会议的邀请函。标题由会议名称和“邀请函”构成。正文较为详细地介绍了研讨会的由来和背景,使受邀请者明确与会目的。末尾提出函复要求,并注明联系方法。常见的会议邀请函写得更加简要些,正文写清会议时间、地点、内容及赴会要求就可以了。